2026-07-02
Esta plataforma (Orbit Expenses) é operada pela BI Smart [razão social / CNPJ / endereço]. Para fins da LGPD (Lei 13.709/2018), a BI Smart atua como CONTROLADORA dos dados captados diretamente por ela (ex.: contatos comerciais), e como OPERADORA quando trata dados de funcionários e usuários por conta de uma empresa-cliente (a empresa empregadora, que é a controladora desses dados).
Contato comercial (landing): nome, empresa, e-mail e mensagem que você envia no formulário “quero o portal”.
Usuários do portal: e-mail, nome e papel de acesso, geridos pelo Supabase Auth. As senhas são tratadas exclusivamente pelo provedor de autenticação — a BI Smart não armazena nem vê sua senha.
Viagem e despesas: solicitações de viagem (destino, datas, motivo, centro de custo), adiantamentos, prestações de contas, despesas (comerciante, CNPJ/CPF, valor, data, impostos, categoria), diárias e quilometragem. O documento oficial (folha de despesas / Expense Sheet, requisição de compra, título a pagar) é gravado e lido no ERP da empresa empregadora, que guarda o registro oficial e faz a regra financeira.
Imagens de comprovantes e IA: as fotos/PDFs de recibos e notas que você envia são processados por um provedor de INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL (Anthropic — Claude) para extrair automaticamente os dados da despesa e gerar alertas (duplicidade, política, suspeita). Essas imagens podem conter dados pessoais, fiscais e de localização. Usamos o mínimo necessário para a finalidade e não usamos seus comprovantes para treinar modelos.
Cobrança: pagamentos são processados pela Stripe. Dados de cartão são digitados no ambiente da Stripe — a BI Smart não recebe nem armazena número de cartão.
Dados técnicos: logs de acesso, de erro e trilha de auditoria (para segurança e funcionamento).
Contato comercial: responder e apresentar o produto (base: legítimo interesse / consentimento ao enviar o formulário).
Operação do portal: autenticar, controlar acesso por empresa e por papel, conduzir o processo de viagem e despesas (solicitação, adiantamento, compra, prestação de contas, aprovação) e exibir/acionar os dados no ERP (base: execução de contrato / procedimentos preliminares a contrato).
Processamento de comprovantes por IA: extrair dados da despesa e apoiar a auditoria (base: execução de contrato / legítimo interesse da empresa empregadora na gestão de despesas). A revisão humana é sempre possível.
Cobrança: processar assinaturas (base: execução de contrato / obrigação legal fiscal).
Segurança e melhoria: prevenir fraude e manter o serviço (base: legítimo interesse).
Provedores que viabilizam o serviço, apenas no necessário: Supabase (banco/autenticação), provedor de armazenamento de arquivos (comprovantes e documentos), Anthropic (extração de dados de comprovantes por IA), Stripe (pagamentos), Resend (e-mail transacional) e o provedor de hospedagem. Não vendemos seus dados.
Empresa empregadora: solicitações de viagem, adiantamentos, despesas e comprovantes do funcionário são compartilhados com a empresa empregadora dona do processo (gestor, financeiro, comprador) — essa é a finalidade do portal. Um funcionário jamais acessa dados de despesa de outro sem papel autorizado.
Alguns provedores podem processar dados fora do Brasil; nesses casos buscamos salvaguardas adequadas conforme a LGPD.
Você pode solicitar confirmação de tratamento, acesso, correção, anonimização, portabilidade, eliminação e informações sobre compartilhamento, além de revogar consentimento. Para dados do processo de despesas e do ERP, a controladora é a empresa empregadora — encaminharemos ou orientaremos conforme o caso.
Contato do encarregado (DPO): [e-mail do DPO].
Mantemos os dados pelo tempo necessário às finalidades acima e às obrigações legais (incluindo guarda de documentos fiscais quando aplicável). Comprovantes têm política de retenção definida com a empresa empregadora. Aplicamos medidas técnicas como isolamento por empresa e por papel (RLS), credenciais cifradas, HTTPS, controle de acesso e trilha de auditoria.
Usamos o mínimo necessário (ex.: sessão de login, idioma e empresa selecionada). Não usamos cookies de publicidade.
Podemos atualizar esta política; a data de “última atualização” no topo indica a versão vigente.